Vor einem Monat habe ich damit begonnen meine Woche mit der Methode “Time blocking” im Voraus zu planen. Mein Ziel war es dabei, alle notwendigen Tasks effizient zu erledigen und Zeit für die Dinge zu finden, die sonst oft auf der Strecke bleiben. Wie es mir dabei ergangen ist und ob ich die Methode weiterhin verwenden werde, das erfährst du in diesem Blogpost!
Falls du den ersten Blogpost hierzu noch nicht gelesen hast und dir Time blocking kein Begriff ist, solltest du diesen unbedingt noch nachlesen: Time blocking.
Busy? Dann habe ich hier die Kernaussagen des Blogposts für dich zusammengefasst.
Meine Meinung
Time blocking ist ein extrem vielseitiges und hilfreiches Konzept. Die strikte Anwendung dieser Methode ist vermutlich nicht der richtige Ansatz für jeden, aber ich denke das die Meisten von uns von eine wenig Time blocking in ihrem Leben profitieren könnten.
Mit dieser Methode erstellst du dir einen Plan für die folgende Woche und sobald etwas fixiert und niedergeschrieben ist, fällt es den Meisten von uns schwer davon abzuweichen. Der Überblick was dich in deiner Woche noch erwartet und was sich zeitlich nicht mehr ausgeht ist unschlagbar. Auf diese Weise ist es (zumindest mir) gelungen, Aufgaben die ich sonst vernachlässigt habe in meine Woche zu integrieren.
Worauf achten?
Mir war durchaus bewusst das es sinnvoll ist, zu Beginn lieber etwas mehr als zu wenig Zeit einzuplanen, aber dennoch habe ich mich zu Beginn verschätzt. Vor allem bei den Übergängen zwischen Tasks war ich zu optimistisch und die eingeplante Zeit war oft nicht ausreichend. Der Mensch ist immerhin keine Maschine und braucht auch etwas Zeit um zwischen Aufgaben zu wechseln.
Nach der ersten Woche habe ich also wesentlich großzügigere Zeiten zwischen verschiedenen Task eingeplant (eigentlich habe ich hier lediglich nichts eingeplant). Auf diese Weise viel es mir wesentlich leichter mich an meinen Zeitplan zu halten.
Zudem solltest du dir immer vor Augen halten, das deine Zeitplanung nur eine Richtlinie ist. Es ist nichts in Stein gemeißelt und es macht Sinn, wenn du flexibel in deiner Zeitplanung bist. So ist es beispielsweise nach wie vor möglich ein spontanes Treffen mit einem Freund einzuschieben, es muss lediglich ein anderer Task weichen.
Der letzte Punkt auf den du achten solltest betrifft deine Freizeitplanung. Niemand hat gerne eine Deadline wenn er eine Freizeitbeschäftigung nachgeht oder Freunde trifft. Aus diesem Grund habe ich derartige Events (welche bei mir ohnehin meist gegen Abend stattfinden) immer bis zum Ende des Tages eingeplant. So habe ich nach wie vor eine gewisse Struktur in meinem Tag, aber kann mich ohne Stress derartigen Aktivitäten widmen.
Vorteile von Time blocking
Die Vorteile von Time blocking habe ich bereits ausführlich in meinem letzten Blogpost zu dieser Thematik aufgezählt. Jedoch ist mir ein positiver Aspekt dieser Methode besonders stark aufgefallen, weswegen ich diesen nochmal gesondert erwähnen möchte.
Bei einer derart detaillierten Planung wird dir wirklich bewusst wie und womit du deine Zeit eigentlich verbringst. Du musst vorab bereits eine Priorisierung deiner Aufgaben treffen und schaffst es vermutlich nicht alle Tasks in deiner Woche unterzubringen. Eingeplante Tasks sind also im Regelfall jene Dinge, die dir wirklich wichtig sind (oder einfach erledigt werden MÜSSEN).
Eine Zusage zu einem Treffen oder das Verfolgen eines neuen privaten Projekts hat somit wesentlich mehr Gewicht, da es andere dir wichtige Tasks verdrängt. Das Resultat sollte sein, das du lediglich Tätigkeiten nachgehst, die dir wirklich wichtig sind! Gleichzeitig schafft das aber auch ein Bewusstsein dafür, was dir wichtig ist und wofür du deine Zeit wirklich verwenden möchtest. Diese vielleicht nicht spannend klingende Erkenntnis hat in meinen Augen aber einen großen Wert!
Nachteile von Time blocking?
Ich habe schon viel über die Vorteile von Time blocking geschrieben, aber natürlich gibt es auch einige Nachteile die dir bewusst sein müssen.
Deine Woche im Voraus zu planen kostet etwas Zeit. Der Aufwand ist größer als lediglich einige wenige Tasks in deinen Kalender einzuplanen und vor allem zu Beginn wirst du sicher etwas Zeit benötigen, um deine Woche vorab zu strukturieren.
Die Meisten von uns sind schlecht darin zu schätzen, wie lange es dauert eine Aufgabe zu erledigen. Wir sind meistens sehr optimistisch wenn es darum geht abzuschätzen, wie viel wir an einem Tag erledigen können (in der Psychologie nennt man das Planungsfehlschluss). Infolgedessen kann es sein, das du deinem Zeitplan immer etwas hinterherhinkst, was langfristig frustrierend sein kann.
Zudem können ständige Unterbrechungen und unerwartete Aufgaben deinen Plan komplett durcheinander bringen. Wenn du einmal hinten nach bist, kannst du die “verlorene” Zeit selten aufholen.
Vor allem im Arbeitsumfeld kann es daher schwer sein, mit Time blocking zu planen. In den meisten Berufen ist Flexibilität essentiell und ständige Unterbrechungen an der Tagesordnung. Ob du Time blocking daher in deinem beruflichen Umfeld einsetzen kannst, musst du für dich selbst entscheiden.
Fazit
Ich habe Time blocking primär für den privaten Bereich eingesetzt und bin überaus zufrieden mit meiner Zeitplanung im vergangenen Monat. Nachdem ich in der ersten Woche ein Gefühl dafür entwickelt habe, wie viel Zeit ich für verschiedene Tasks tatsächlich benötige und auch längere Zeitblöcke zwischen verschiedenen Aufgaben eingeplant habe, lief es großartig!
Oft habe ich meinen Zeitplan auch kurzfristig angepasst und habe das System somit keinesfalls als unflexibel oder restriktiv empfunden. Zudem habe ich es so geschafft mich endlich auf einige Aufgaben zu fokussieren, die mir schon lange wichtig waren! Ich werde Time blocking definitiv weiterhin verwenden und meine Wochen vorab strukturieren!