Du hast viel zu viele Dinge die du erledigen möchtest aber scheinbar einfach nicht genug Zeit? Die Tasks für die du keine Zeit hast sind jene, welche dir persönlich aber fast am wichtigsten sind? Dann geht es dir genauso wie mir! Schon lange habe ich nach einer Möglichkeit gesucht meinen Tag besser zu strukturieren und Zeit für jene Dinge zu finden, die mir wirklich wichtig sind. Daher werde ich im nächsten Monat Time Blocking ausprobieren! Wenn du wissen möchtest was Time Blocking ist und warum diese Methode potentiell für dich funktionieren kann, dann lies unbedingt weiter!
Busy? Dann habe ich hier die Kernaussagen des Blogposts für dich zusammengefasst.
Was ist Time Blocking?
Bei Time Blocking geht es darum einen Tag vorab in Zeitblöcke zu unterteilen, welche für eine spezifsiche Aufgabe vorgesehen sind. Anders als eine tägliche ToDo-Liste planst du also die Tätigkeiten die zu erledigen sind zu einem konkreten Zeitpunkt.
Essentiell hierfür ist also, das du vorab deine Aufgaben priorisierst. Nur so ist sichergestellt, das du die Tasks die dir wichtig sind auch tatsächlich entsprechend einplanst.
Time Blocking vs. Time Batching
Time Batching ist praktisch die abgeschwächte Version von Time Blocking. Hierbei geht es darum zusammengehörige Aufgaben auf einmal zu erledigen. Wenn du beispielsweise über den Tag verteilt immer wieder Nachrichten beantwortest, sieht Time Batching vor alle deine Nachrichten auf einmal zu beantworten. So kannst du dich voll und ganz auf diese Aufgabe fokussieren. Dabei arbeitest du wesentlich effizienter, da du dich nicht ständig auf etwas anderes konzentrieren musst.
Time Blocking vs. Time Boxing
Ein Konzept was in diese Zusammenhang auch oft Erwähnung findet ist Timeboxing. Essentiell handelt es sich hierbei um 2 sehr ähnliche Herangehensweisen, jedoch geht Timeboxing noch einen Schritt weiter. Nicht nur fixierst du eine Zeitraum für einen spezifischen Task, sondern du setzt dir darüber hinaus noch ein spezifisches, messbares Ziel.
Während du beim Time Blocking beispielsweise planst von 12:00-13:00 zu programmieren, planst du beim Timeboxing in dieser Zeit 200 neue Codezeilen zu schreiben. Durch diesen zeitlichen Druck zwingst du dich selbst dazu effizienter zu arbeiten um dein vorgegebenes Ziel zu erreichen. Du forderst dich praktisch selbst heraus.
Warum?
Ein ganz klarer Vorteil von Time Blocking ist das du fokussierter arbeiten kannst. Da du weißt das alle Dinge die du erledigen musst eingeplant sind, kannst du dich voll und ganz der vor dir liegenden Aufgabe widmen.
Darüber hinaus wirst du dir viel bewusster, wie du deine Zeit eigentlich verbringst. Jede neue Aufgabe die du annimmst musst zeitlich eingeplant werden und verdrängt potentiell andere dir wichtige Tasks. Aus diesem Grund wird es dir leichter Fallen Aufgaben abzulehnen, auf die du dich nicht fokussieren möchtest.
Indem du gleichartige Aufgaben gruppierst und zu einer spezifischen Zeit einplanst, kannst du diese zudem wesentlich effizienter erledigen und sparst dir Zeit. Und in dieser gewonnene Zeit kannst du dich anderen Aufgaben widmen.
Zuletzt ist es eine großartige Möglichkeit an deinen persönlichen Zielen zu arbeiten. Wer kennt es nicht: Du kommst nach einem langen Arbeitstag nachhause und bist müde. Hast du nun jedoch einen Zeitblock für einen dir wichtigen Task eingeplant, wird es dir schwer fallen dieser Aufgabe nicht nachzugehen. Konkrete Pläne verleiten uns dazu, diesen auch zu folgen.
Eine 40-Stunden Time-Blocked Arbeitswoche, generiert schätzungsweise denselben Output wie eine 60+ Stunden Woche ohne Struktur.
Cal Newport, Deep Work
Wie anfangen?
Am sinnvollsten ist es zu versuchen, deine Woche im Voraus zu planen. Im ersten Schritt solltest du also darüber nachdenken, welche Aufgaben du in der kommenden Woche erledigen musst bzw. willst. Diese Liste an Aufgaben gilt es nun zu priorisieren.
Danach solltest du beginnen fixe bzw. sich wiederholende Aufgaben einzuplanen. Hierunter fällt z.B. das gemeinsame Abendessen mit der Familie, deine morgendliche Routine oder dein wöchentliches Training.
Als Nächstes gilt es deine deine Liste an Aufgaben für die kommende Woche einzuplanen. Hierbei solltest du mit jenen Tasks beginnen, welche für dich die höchste Priorität haben. Wenn sich einige der Aufgaben mit einer niedrigen Priorität nicht ausgehen, musst du diese leider (vorerst) verwerfen.
Bei der Planung deiner Aufgaben solltest du deine Tagesrythmus berücksichtigen. Wenn du beispielsweise frühmorgens am produktivsten bist, plane hier entsprechende Aufgaben ein. Abends, wenn du weniger Energie hast, kannst du dann weniger energieraubende Tasks angehen. Umgekehrt solltest du natürlich vorgehen, wenn du eine Nachteule bist. Du kennst dich selbst am besten, passe deinen Plan auch entsprechend an.
Zu Beginn wird es dir schwer fallen die Zeit abzuschätzen, die für eine gewisse Aufgabe notwendig ist. Sei also großzügig mit deiner zeitlichen Planung und lasse, vor allem zu Beginn, etwas Spielraum. Plane auch Zeitblöcke für die Übergänge zwischen verschiedenen Tasks und Unbekanntes/Unerwartetes ein. Du wirst feststellen das du oft nicht “sofort” auf eine andere Aufgabe wechseln kannst und hier etwas Zeit benötigst.
Nun bist du mit dem Konzept von Time Blocking vertraut. Falls du interessierst bist begleite mich im nächsten Monat und probiere deine Wochen entsprechend zu strukturieren. Ansonsten kannst du mein Fazit hierzu in 4 Wochen lesen!